Werken met op rekening in Posilio
1. Een bon (tafel) op rekening zetten
Wanneer een klant niet direct betaalt, maar op rekening wil afrekenen:
-
Ga in de kassa naar afrekenen.
-
Kies voor op rekening.
-
Selecteer de juiste relatie (of maak een nieuwe aan).
-
Klik op OK.
De bon is nu gekoppeld aan deze relatie en staat open onder “op rekening”.
Er zijn in principe drie manieren om met “op rekening” te werken
Welke methode het beste is, hangt af van hoe je administratie is ingericht en hoe vaak je met op-rekeningklanten werkt.
Mogelijkheid 1: Afrekenen zonder factuur (directe betaling later)
Gebruik deze methode wanneer de klant niet direct betaalt, maar later alsnog contant of per PIN afrekent zonder dat er een officiële factuur wordt gestuurd. Dit komt bijvoorbeeld voor bij vaste gasten of informele afspraken.
Voordeel: Zeer eenvoudig en snel af te handelen zonder facturatieproces.
Nadeel: Geen formele factuur en daardoor minder geschikt voor zakelijke klanten of administratie-eisen.
Debiteurenbewaking: Binnen Posilio.
Mogelijkheid 2: Direct factureren vanuit Posilio
Bij deze werkwijze maak je de factuur direct in Posilio. Daarna kun je kiezen waar de debiteurenbewaking plaatsvindt.
2A. Debiteurenbewaking binnen Posilio
Voordeel: Zeer eenvoudig en snel te factureren, alles blijft in één systeem.
Nadeel: Betalingen moeten handmatig binnen Posilio geboekt worden en er zijn geen automatische aanmaningen of uitgebreide debiteurenfuncties.
Debiteurenbewaking: Binnen Posilio.
2B. Debiteurenbewaking via je financiële pakket
Je factureert in Posilio, maar verwerkt de openstaande posten in je financiële pakket, zodat daar de opvolging plaatsvindt.
Voordeel: Snel factureren in Posilio, maar wel professionele debiteurenbewaking via je financiële pakket.
Nadeel: Extra administratieve handelingen in je financiële pakket.
Debiteurenbewaking: In je financiële pakket.
Mogelijkheid 3: Factureren via een extern financieel of facturatiepakket
Gebruik deze methode wanneer je werkt met een boekhoud- of facturatiesysteem (zoals SnelStart, AFAS, Exact, Twinfield of Moneybird) en je debiteurenadministratie daar wordt bijgehouden. Dit is de meest professionele en meest gebruikte werkwijze bij grotere zakelijke klanten met veel uitgaande facturen.
Je importeert hierbij alle bonregels uit Posilio, zodat exact zichtbaar is wat de gast heeft gehad, en je verzorgt daar ook de debiteurenbewaking.
Voordeel: Volledige debiteurenadministratie met automatische verwerking en vaak automatische aanmaningen mogelijk. Zeer snel in gebruik zodra het is ingericht.
Nadeel: Vereist een goede integratie en inrichting met je financiële pakket, wat complex kan zijn om op te zetten.
Debiteurenbewaking: In je financiële pakket.
2. Uitwerking van de hiervoor genoemde oplossingen
Hieronder werken we per manier uit hoe het werkt.
Uitwerking mogelijkheid 1: Afrekenen zonder factuur (directe betaling later)
Wanneer de klant later in de zaak komt betalen:
-
Ga in de kassa naar menu > relaties.
-
Zoek en selecteer de juiste relatie.
-
Je ziet nu de openstaande bonnen van deze klant.
-
Klik op betalen en selecteer de bon(nen) die worden betaald.
-
Klik opnieuw op betalen om naar het kassascherm te gaan.
-
Kies de juiste betaalwijze (PIN of contant) en laat de klant betalen.
In de kasboeking zie je dat “op rekening” wordt tegengeboekt naar contant of PIN.
Let op — kasboekingen:
Bij deze methode moet bij het exporteren van kasboekingen de instelling ‘rekening’ op JA staan.
Instellingen voor direct factureren (vereist voor mogelijkheid 2)
Om direct facturen te kunnen maken, moet eerst een administratie worden ingesteld:
-
Ga naar Bedrijf → Administraties
-
Klik op + Administratie toevoegen
-
Vul bij Naam administratie exact de naam van de zaak in
-
Vul alle gegevens in
-
Ga naar Details
-
Voeg het logo in in het grijze vak
-
Ga naar Factuurnummering
-
Maak een nieuwe factuurnummering aan voor Creditnota en zet de factuursoort op Credit invoice
-
Maak een nieuwe factuurnummering aan voor Debitnota en zet de factuursoort op Factuur
-
Klik op Opslaan
-
Ga daarna naar Locations
-
Open de betreffende locatie
-
Selecteer onderaan bij Administration de juiste administratie
-
Klik op Opslaan
Uitwerking mogelijkheid 2A: Direct factureren — debiteurenbewaking binnen Posilio
Zo maak je facturen aan en verstuur je ze:
-
Ga in de Manager naar Openstaande op rekening.
-
Selecteer de juiste periode.
-
Let op: een periode loopt van 05:00 uur tot 05:00 uur de volgende dag.
-
Neem daarom altijd de extra dag mee in je selectie.
-
-
Klik op Zoeken.
-
Selecteer alle gevonden regels (controleer of alles klopt).
-
Kies vervolgens Factureren.
-
Ga daarna naar het tabblad Facturen.
Hier zie je alle facturen die klaarstaan om verzonden te worden.
Je kunt een factuur bekijken door erop te klikken en Download te kiezen. Zo zie je precies hoe de factuur eruitziet.
Vervolgens kun je één of meerdere facturen selecteren en deze verzenden.
De facturen worden dan automatisch gemaild naar het e-mailadres dat bij de betreffende klant is ingesteld.
De status wordt daarna automatisch op Sent / Verzonden gezet.
De klant betaalt via overschrijving. Je krijgt een signaal vanuit het bankboek of bankafschrift wanneer de betaling is ontvangen.
Vervolgens zet je in Posilio de betreffende bon of relatie handmatig op betaald, zodat de openstaande post wordt afgeboekt.
Wanneer klanten contant of met PIN in de zaak betalen, wordt dit direct geboekt op dezelfde manier als bij mogelijkheid 1.
Let op — kasboekingen:
Bij deze methode moet de instelling ‘rekening’ op JA staan.
Uitwerking mogelijkheid 2B: Direct factureren — debiteurenbewaking via je financiële pakket
Je maakt de factuur in Posilio op dezelfde manier als hierboven en verstuurt deze naar de klant.
Daarna bewaak je de openstaande post in je financiële pakket. Dit kan op twee manieren, omdat de omzet via de kasboekingen al is geboekt als “op rekening” of “debiteur” (afhankelijk van je grootboekinstellingen).
Methode 1 — Memoriaalboeking (geen aparte factuur in het financiële pakket)
Je boekt de omzet die op rekening staat via een memoriaalboeking over naar debiteuren.
Voorbeeld:
In één week staat € 2.000 op rekening.
Je maakt in je financiële pakket een memoriaalboeking waarbij je de omzet “op rekening” tegenboekt en dit bedrag op de debiteurenrekening zet.
De openstaande posten worden daarna in je financiële pakket bewaakt.
Let op — kasboekingen:
Omdat de omzet al via de kasexport is geboekt, moet de instelling ‘rekening’ op JA blijven staan.
Methode 2 — Echte facturen aanmaken in je financiële pakket
Je maakt per debiteur een officiële factuur in je financiële pakket en verwijst daarbij naar de vanuit Posilio verzonden factuur (bijvoorbeeld als bijlage).
De bewaking en betaling lopen volledig via je financiële pakket.
Let op — kasboekingen:
Omdat de omzet nu via de factuur wordt geboekt, moet de instelling ‘rekening’ op NEE staan om dubbele omzet te voorkomen.
Uitwerking mogelijkheid 3: Via een financieel of facturatiepakket
Gebruik je een boekhoudpakket zoals SnelStart, AFAS, Exact, Twinfield of Moneybird? Dan maak je de factuur daar aan.
Maak in Posilio een overzicht van de openstaande bon(nen):
Ga naar manager > bestellingen > openstaand op rekening, selecteer de juiste relatie en klik op samenvoegen.
Er wordt een Excel-bestand gegenereerd met daarin de boninformatie.
Gebruik dit bestand als onderbouwing om in je eigen pakket een officiële factuur op te stellen.
Let op — kasboekingen:
Bij deze methode moet de instelling ‘rekening’ op NEE staan om dubbele omzetboekingen te voorkomen.
Uitleg — instelling ‘rekening’ bij kasboekingen
Bij het exporteren van kasboekingen naar je financiële pakket kun je aangeven of omzet op rekening wel of niet moet worden meegenomen.
Ga naar: manager > rapporten > kasboekingen
-
Staat ‘rekening’ op JA → omzet op rekening wordt meegenomen in de export
-
Staat ‘rekening’ op NEE → omzet op rekening wordt niet meegenomen in de export
Waarom dit belangrijk is:
-
Wanneer de omzet via kasboekingen in je administratie moet komen, kies je JA
-
Wanneer de omzet via facturen in een financieel pakket wordt geboekt, kies je NEE om dubbele omzet te voorkomen
Kies dus altijd de stand die past bij jouw werkwijze.
3. Bon op betaald zetten
Zodra de klant heeft betaald, moet de bon ook in Posilio worden afgeboekt.
B. De klant betaalt via een bankoverschrijving
Ga naar manager > bestellingen > openstaand op rekening.
Selecteer de juiste relatie/debiteur en klik op zoeken.
Klik op toevoegen betaling.
Vink de bon(nen) aan waarvoor betaald is.
Selecteer opnieuw de relatie.
Kies het type betaling (meestal ‘overschrijving’).
IBAN, beschrijving en transactienummer zijn optioneel.
Gebruik de datum waarop het geld is binnengekomen.
Je ziet nu alle openstaande facturen. Vul het bedrag in dat betaald is op de betreffende facturen.
Je ziet net onder de datum het totaalbedrag dat wordt verwerkt. Vul dit ook hierin en klik op opslaan.
De betaling wordt nu correct verwerkt en de bon verdwijnt uit het openstaande overzicht.
Vergeet niet om het scherm daarna even te verversen.
4. Overzicht per debiteur maken
Wil je een totaaloverzicht van bestellingen op rekening per klant, bijvoorbeeld voor een maandfactuur?
Ga in de manager naar rapporten > bestellingen.
Selecteer de juiste periode en locatie.
Zet de betaalsoort op ‘rekening’.
Zet ‘groeperen op artikel’ op Ja.
Klik op zoeken.
Exporteer het overzicht naar Excel (XLSX).
Je kunt dit bestand bewerken en gebruiken als bijlage of basis voor facturatie.
Met deze stappen heb je volledige controle over het proces van op rekening zetten, factureren en afboeken van betalingen binnen Posilio.