Werken met bonnen op rekening in Posilio (debiteuren)

Met Posilio kun je eenvoudig werken met tafels of bestellingen die op rekening gaan voor vaste gasten of zakelijke relaties. Hieronder lees je stap voor stap hoe je een bon op rekening zet, hoe je een factuur verstuurt, en hoe je betalingen registreert.

---

1. Een bon (tafel) op rekening zetten

Wanneer een klant niet direct betaalt, maar op rekening wil afrekenen:

1. Ga in de kassa naar afrekenen.

2. Kies voor op rekening.

3. Selecteer de juiste relatie (of maak een nieuwe aan).

4. Klik op OK.

De bon is nu gekoppeld aan deze relatie en staat open onder “op rekening”.

---

2. Een factuur sturen

Zodra de bon op rekening staat, moet je op een later moment een factuur sturen. Je kunt dit op twee manieren doen:

Mogelijkheid 1: Via een financieel of facturatiepakket

Gebruik je een boekhoudpakket zoals Exact, Nmbrs, Twinfield of Moneybird? Dan maak je de factuur daar aan.

• Maak in Posilio een overzicht van de openstaande bon(nen):
  Ga naar manager > bestellingen > openstaand op rekening, selecteer de juiste relatie en klik op samenvoegen.

• Er wordt een Excel-bestand gegenereerd met daarin de boninformatie.

• Gebruik dit bestand als onderbouwing om in je eigen pakket een officiële factuur op te stellen.

Voordeel: je houdt je volledige administratie in één systeem.

Let op:
Als je ook gebruik maakt van kasboekingen in Posilio (wat zeer waarschijnlijk is), betekent dit dat de omzet via het Excel-bestand al één keer wordt geboekt in je financiële pakket. Als je daarnaast óók nog de factuur in je financiële pakket aanmaakt, dan wordt de omzet dubbel geboekt.

In dat geval moet je een tegenboeking doen van wat er op rekening is gegaan. Dit is meestal een memoriaalboeking waarbij je omzet tegenboekt aan ‘op rekening’. Zo blijft je administratie correct en voorkom je dubbele omzet.

Mogelijkheid 2: Zelf een factuur opstellen (bijv. in Word of Excel)

Werk je niet met een facturatiesysteem? Dan kun je ook handmatig een factuur maken.

• Exporteer in Posilio een overzicht van de bon(nen):
  Ga naar manager > bestellingen > openstaand op rekening, selecteer de juiste klant, de juiste bonnen en klik op samenvoegen.
  Je kunt ook de betreffende bestelling selecteren en openen, via afdrukken kun je dan de kassabon afdrukken.

• Gebruik dit overzicht om een factuur op te maken in Word of Excel.

• Vermeld je eigen factuurnummer, bedrijfsgegevens, klantgegevens, datum en totaalbedrag.

• Voeg eventueel het Excel-bonoverzicht toe als bijlage bij de factuur.

Let erop dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen.

---

3. Bon op betaald zetten

Zodra de klant heeft betaald, moet de bon ook in Posilio worden afgeboekt. Er zijn twee situaties:

A. De klant betaalt in de zaak (contant of PIN)

1. Ga in de kassa naar menu > relaties.

2. Zoek en selecteer de juiste relatie.

3. Je ziet nu de openstaande bonnen van deze klant.

4. Klik op betalen en selecteer de bon(nen) die worden betaald.

5. Klik opnieuw op betalen om naar het kassascherm te gaan.

6. Kies de juiste betaalwijze (PIN of contant) en laat de klant betalen.

In de kasboeking zie je dat ‘op rekening’ wordt tegengeboekt naar contant of PIN.

B. De klant betaalt via een bankoverschrijving

1. Ga naar manager > bestellingen > openstaand op rekening.

2. Selecteer de juiste relatie/debiteur en klik op zoeken.

3. Klik op toevoegen betaling.

4. Vink de bon(nen) aan waarvoor betaald is.

5. Selecteer opnieuw de relatie.

6. Kies het type betaling (meestal ‘overschrijving’).

7. IBAN, beschrijving en transactienummer zijn optioneel.

8. Gebruik de datum waarop het geld is binnengekomen.

9. Je ziet nu alle openstaande facturen. Vul het bedrag in dat betaald is op de betreffende facturen. Je ziet net onder de datum het totaalbedrag dat wordt verwerkt. Vul dit ook hierin en klik op opslaan.

De betaling wordt nu correct verwerkt en de bon verdwijnt uit het openstaande overzicht. Vergeet niet om het scherm daarna even te verversen.

---

4. Overzicht per debiteur maken

Wil je een totaaloverzicht van bestellingen op rekening per klant, bijvoorbeeld voor een maandfactuur?

1. Ga in de manager naar rapporten > bestellingen.

2. Selecteer de juiste periode en locatie.

3. Zet de betaalsoort op ‘rekening’.

4. Zet ‘groeperen op artikel’ op Ja.

5. Klik op zoeken.

6. Exporteer het overzicht naar Excel (XLSX).

Je kunt dit bestand bewerken en gebruiken als bijlage of basis voor facturatie.

---

Met deze stappen heb je volledige controle over het proces van op rekening zetten, factureren en afboeken van betalingen binnen Posilio.