Stappenplan werken met Posilio
Inleiding
Hallo allemaal,
Om het voor iedereen helder te maken: dit document legt uit hoe het werkt als je aan de slag gaat met Posilio.
Wij vinden het belangrijk dat mensen die met Posilio werken, in principe alles zelf kunnen doen. We willen geen bedrijf zijn waar je voor elk klein onderdeel terug moet komen of telkens moet bijbetalen. Ons doel is dat Posilio zo is ingericht dat je zelfstandig aan de slag kunt – makkelijk, duidelijk en zonder onnodige afhankelijkheid.
Natuurlijk kun je altijd bij ons terecht als je ergens tegenaan loopt. Daarom krijg je bij ons een vaste contactpersoon: iemand die je kent, die met je meedenkt en waar je gewoon op kunt terugvallen.
Doorlooptijd
Vanaf het moment dat het contract is getekend en teruggestuurd, kunnen wij in principe binnen één à twee dagen een compleet werkend systeem opleveren. Alles is dan technisch klaar.
Maar de praktijk leert dat dit vaak voor stress zorgt – vooral bij een opening of bij een overgang naar Posilio. Je test dan terwijl je open bent, loopt tegen kleine dingen aan die nét anders werken, of die je toch anders ingericht wilt hebben. Dat geeft onrust.
Daarom hanteren we in de basis de volgende afspraak (waar natuurlijk in overleg van afgeweken kan worden):
• Zodra het contract én de menukaart/drankenkaart bij ons binnen zijn, hebben wij ongeveer één week nodig om alles in te richten en de inlogcodes op te sturen.
Ons advies:
Neem daarna de tijd om ’s avonds rustig te testen – met je laptop, iPad of telefoon. Je bent beheerder, dus je kunt alles zelf instellen, aanpassen en ontdekken.
Zorg ook dat alle apparatuur is geplaatst en verbonden met internet, zodat je echt kunt oefenen zoals het straks in de praktijk gaat.
Als je het goed wilt doen, rekenen wij op een reële doorlooptijd van 2 tot 2,5 week.
Sneller kan, maar 2,5 tot 3 weken geeft je rust, overzicht en controle.
Dat is ons eerlijke advies.
Hoofdstukken
-
De offerte
-
Klant worden
-
De inrichting
-
De proeffase – uitvinden hoe Posilio werkt
-
Evaluatie
-
Het installeren van de hardware
-
Je hebt nu een werkend kassasysteem
-
Dingen die Posilio leuker en beter maken
1. De offerte
Naar aanleiding van het gesprek met jullie is er een offerte opgesteld. Hierin staat precies wat er is besproken: de gewenste opstelling, de maandelijkse kosten en de eenmalige investering.
2. Klant worden
Zodra het akkoord is gegeven op de offerte, sturen wij een contract naar jullie toe.
Graag ontvangen we dit contract ondertekend retour, zodat we van elkaar weten waar we aan toe zijn en alle gegevens duidelijk zijn.
Daarnaast ontvangen we van jullie graag een menukaart en een drankenkaart, zodat we het systeem kunnen inrichten zoals het in jullie zaak moet gaan werken.
3. De inrichting
Op het moment dat het contract, de drankenkaart en de menukaart zijn ontvangen, neemt jullie vaste contactpersoon – jullie vaste aanspreekpunt – contact met jullie op.
Samen zorgen we ervoor dat de basisinrichting van het systeem klaarstaat en aansluit op jullie werkwijze.
We maken op dat moment ook een appgroep aan, waarvan jullie zelf ook beheerder zijn. Zo kunnen alle benodigde personen eenvoudig worden toegevoegd en heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie.
Deze appgroep gebruiken we als basis voor alle vragen, opmerkingen en updates, zodat de juiste mensen altijd de juiste informatie ontvangen.
Betaalautomaat
Het is natuurlijk mogelijk om je betaalautomaat te koppelen aan het kassasysteem van Posilio.
Dit hangt wél af van het type en merk van het apparaat dat je gebruikt.
Heb je al een bestaande pinautomaat die je graag wilt koppelen? Laat ons dan weten welk type en merk het is – dan kijken we samen of dat mogelijk is.
Indien je een nieuwe betaalautomaat wilt aanschaffen, adviseren wij Viva.
Dat is een partij waar we zeer goede ervaringen mee hebben. De automaten zijn betaalbaar (ca. €250) en het is een persoonlijk bedrijf dat snel schakelt en met je meedenkt.
Let op: de aanvraag bij Viva kan enige doorlooptijd hebben. Soms is het binnen een paar uur geregeld, maar bij een wat complexere bedrijfsstructuur kan het langer duren – in sommige gevallen zelfs tot twee weken.
Advies:
Vraag het account zo snel mogelijk aan op onderstaande link:
https://www.viva.com/nl-nl/onboarding?utm_source=partners&utm_medium=isv&utm_campaign=nlposilio14042025&utm_content=posilio_b_v_
4. De proeffase – uitvinden hoe Posilio werkt
In deze fase draait jullie kassasysteem volledig. Alles is ingericht, je bent beheerder, en je kunt gewoon testen, proberen, aanpassen en ontdekken.
Je zult in deze periode tegen allerlei dingen aanlopen: praktische vragen, kleine onduidelijkheden, ideeën voor aanpassingen. Dat is normaal – en precies waarvoor deze fase bedoeld is.
Veel antwoorden kun je vinden in de handleiding, dit document of het volgende document dat je van ons krijgt. Maar…
Ons advies:
Noteer alles waar je tegenaan loopt en stel je vragen via de appgroep, telefonisch of face-to-face met je contactpersoon. Die loopt er stap voor stap met je doorheen – van A tot Z.
Onze ervaring is dat het systeem zo gebruiksvriendelijk is dat je veel vanzelf ontdekt. Maar je staat er niet alleen voor.
5. Evaluatie
Deze fase loopt eigenlijk gelijk met de proeffase. In deze periode heb je continu of regelmatig contact met je vaste contactpersoon.
Samen evalueren we wat goed loopt, wat nog beter kan, en we passen dat direct aan.
Omdat we alles online kunnen aanpassen, betekent dat dat je iets kunt aangeven terwijl je aan tafel zit – en het is binnen een paar klikken geregeld.
We gebruiken dit moment ook vaak om jou te laten zien hoe je het zelf kunt aanpassen. Niet omdat we het niet willen doen, maar omdat we je graag vertrouwd maken met het systeem.
Bijna alles is te regelen in een paar muisklikken.
Kortom:
Na deze fase – en misschien nog een week erna – zorgen we dat het systeem naadloos aansluit op jullie manier van werken.
6. Het installeren van de hardware
Het installeren van de hardware is niet ingewikkeld. In principe kun je dit altijd zelf doen.
Een groot deel van de installatie is namelijk plug-and-play – je sluit het aan, en het werkt.
Toch adviseren we om, als je iemand kent met wat ervaring in netwerken of ICT, die persoon er even bij te betrekken.
Dat geeft gewoon meer rust en zorgt dat je zeker weet dat alles technisch goed staat.
Heb je niemand in de buurt die kan helpen? Geen probleem – ook dan is het prima zelf te doen, zolang je op een paar punten goed let.
Waar je op moet letten:
-
Er moet internet zijn.
Zonder werkende internetverbinding heeft aansluiten geen zin. -
Maak bij voorkeur een eigen VLAN aan voor het kassasysteem.
Zo blijft de bandbreedte van je kassasysteem stabiel – ook als gasten op het WiFi-netwerk streamen of downloaden. -
Kassa’s, schermen, pinapparaten en printers hebben een stroomaansluiting én netwerkaansluiting nodig (bij voorkeur bekabeld).
-
Printers en pinapparaten hebben een vast IP-adres nodig.
-
Zet alle apparatuur op de juiste plek, zorg dat er stroom is, en sluit de netwerkkabel aan.
-
De hub
De hub is het centrale kastje dat alle apparaten met elkaar verbindt.
Deze moet aangesloten worden op de router via een netwerkkabel, en moet ook op een stroompunt aangesloten worden.
Zonder de hub werkt de koppeling tussen je apparaten niet goed.
Zodra alles is aangesloten en op de juiste plaats staat, kun je inloggen op je kassa en schermen.
De printers en pinapparatuur vragen nog een paar kleine handelingen om goed te functioneren. Hier komen we later op terug.
Meer informatie hierover vind je via deze link:
Printers instellen.
7. Je hebt nu een werkend kassasysteem
Gefeliciteerd – je kassasysteem draait!
Alles werkt, je kunt bestellingen aannemen, bonnen printen, betalingen verwerken – kortom: je kunt gewoon aan de slag.
Operationeel klopt het allemaal, en daar is dit systeem ook op ingericht: stabiel, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar.
Maar… er is nog veel meer mogelijk met Posilio.
8. Dingen die Posilio leuker en beter maken
In dit onderdeel vind je uitbreidingen, optimalisaties en handige extra’s.
Je kiest zélf wat bij je past – in je eigen volgorde, op je eigen tempo.
Uitbreidingsonderdelen
- Kortingen aanmaken
-
Pinapparatuur inrichten
-
Logische volgorde maken voor dranken op de bon of op het scherm
- Bon Opmaak Klanten