Handleiding: Cadeaukaarten inrichten en gebruiken

Inhoudsopgave

1. Inrichten van de cadeaukaarten

2. Cadeaukaarten

3. Gebruik van de interne kaart

---

Soorten cadeaukaarten

Er zijn twee soorten cadeaukaarten die je kunt gebruiken:

1. Interne cadeaukaart

Een interne cadeaukaart is een kaart die je zelf uitgeeft en beheert.

• De kaart heeft altijd een uniek nummer nodig.

• Een naam toevoegen is aanbevolen voor herkenbaarheid.

• Je bewaakt hierbij zelf het saldo.

• Je kunt het saldo later opwaarderen, gedeeltelijk afwaarderen, of hergebruiken.

2. Externe cadeaukaart

Een externe cadeaukaart is een kaart die door een andere partij is uitgegeven.
De klant levert de kaart bij jou in, jij levert de kaart vervolgens in bij de uitgever, en de uitgever maakt daarna het saldo aan jou over.

Voorbeelden van externe cadeaukaarten zijn:

• Restaurant Cadeaukaart

• DinnerCadeau

• Nationale Horeca Cadeaukaart

Je herkent deze kaarten aan het logo of de vermelding van een landelijke organisatie.
Bij dit type kaart beheer je niet zelf het saldo: je verwerkt alleen de betaling en ontvangt later een uitbetaling vanuit de uitgever.

---

Inrichten van de cadeaukaarten

Ga naar:
Manager > Bedrijf > Bedrijf > Grootboeken

Maak hier in ieder geval één grootboek aan voor Cadeaukaarten.
Indien je de verschillende soorten cadeaukaarten (bijvoorbeeld intern en extern) apart wilt bijhouden, maak dan voor elke soort een eigen grootboekrekening aan.

Zo kun je later per type kaart de omzet, verkoop en verrekening afzonderlijk inzichtelijk houden.

---

Betalingssoorten

Ga naar:
Manager > Bedrijf > Bedrijf > Betalingssoorten

Klik op Toevoegen.
Selecteer de betalingssoort Cadeaukaart en koppel deze aan het juiste grootboek.
Selecteer vervolgens de betalingssoort Cadeaukaart Extern en koppel deze ook aan het juiste grootboek.

Let hierbij op:

• Gebruik je alleen interne cadeaukaarten, koppel dan alleen Cadeaukaart.

• Gebruik je alleen externe cadeaukaarten, koppel dan alleen Cadeaukaart Extern.

• Gebruik je beide, koppel dan beide betalingssoorten aan de juiste grootboekrekeningen.

Je hoeft dus alleen te koppelen wat je daadwerkelijk gaat gebruiken.

---

Artikelgroep

Maak één of meerdere artikelgroepen aan voor cadeaukaarten.
Je kunt hierbij kiezen of je alles samen wilt registreren, of juist verschillende cadeaukaarten wilt opsplitsen per type.

Mogelijkheden:

• Eén algemene groep:

  • Cadeaukaarten

• Meerdere gespecificeerde groepen:

  • Cadeaukaarten – Diner Cadeau

  • Cadeaukaarten – Nationale Horeca Cadeaukaart

  • Cadeaukaarten – Restaurant Cadeaukaart

Bedenk vooraf in welke groepen je de kaarten wilt indelen en koppel deze groepen aan het juiste grootboek.

Je mag dus:

• Alles onder één groep Cadeaukaarten plaatsen met één grootboekrekening, of

• Meerdere groepen aanmaken en elk koppelen aan een eigen grootboekrekening (bijvoorbeeld voor interne en externe kaarten).

Ga naar:
Manager > Bedrijf > Bedrijf > Artikelgroepen

• Maak voor elke gewenste groep een aparte artikelgroep aan.

• Koppel elke artikelgroep aan het juiste grootboek.

Zo worden alle verkopen en verrekeningen automatisch op de juiste grootboekrekening geboekt.

---

Artikel

Dit onderdeel geldt alleen voor interne cadeaukaarten.

Je maakt hiervoor een artikel aan met de naam Giftcard.
Dit is nodig omdat je deze kaarten zelf verkoopt en uitgeeft.
Het artikel zorgt voor de registratie van de verkoop en uitgifte van de cadeaukaart (ook wel Giftcard genoemd).

Gebruik altijd exact deze naam, anders werkt de koppeling niet goed.

Ga naar:
Artikelen > Verkoop

Instellingen:

• Artikelnaam: Giftcard

• Artikelgroep: Cadeaukaarten

• Aangepaste prijs toestaan: Ja (voor variabele bedragen)

---

Assortimenten

Dit onderdeel geldt eveneens alleen voor interne cadeaukaarten.

Omdat je de interne cadeaukaarten verkoopt, moeten ze ook zichtbaar zijn in het assortiment en menu.
Zo kunnen medewerkers deze vanuit de kassa selecteren bij de verkoop of uitgifte van een nieuwe kaart.

Ga naar:
Assortimenten > Artikel

• Voeg het artikel Giftcard toe

• Advies: stel de bereidingssectie in op Bar

Daarna zet je het artikel in een menu via:
Manager > Assortimenten > Menus

---

Betaalwijzen

Controleer of de betaalwijze Cadeaukaart actief is op de locatie.
Ga naar:
Manager > Locaties > Details
Scroll naar Betaalsoorten.
Zet de betreffende Cadeaukaart aan.
Sla de wijzigingen op.

---

Cadeaukaarten instellen

Ga naar:
Manager > Bedrijf > Cadeaukaarten

Het eerste wat je doet, is gaan naar Cadeaukaartsoorten.
Hier zie je een overzicht van de beschikbare soorten cadeaukaarten.
Je ziet ook het knopje Toevoegen.

• Als de cadeaukaarten er al in staan, kun je deze gebruiken.

• Heb je nieuwe nodig, klik dan op Toevoegen.

Maak een nieuwe cadeaukaart aan, bijvoorbeeld Nationale Horeca Cadeaukaart.
In de beschrijving kun je dit ook vermelden.
Kies of het een externe of interne cadeaukaart is en koppel hem aan het juiste grootboek.
Klik vervolgens op Opslaan.

Daarna kun je teruggaan naar Manager > Bedrijf > Cadeaukaarten.
Klik daar op Toevoegen.
Geef aan voor welke locatie de kaart geldt en wat voor type het is.

Bij het veld Type zie je de cadeaukaarten die je net hebt aangemaakt onder Cadeaukaartsoorten.
Kies het juiste type, geef de kaart een naam (bijvoorbeeld opnieuw Nationale Horeca Cadeaukaart) en sla hem op.

---

Gebruik van de interne kaart

Nieuwe kaart aanmaken

1. Open de kassa

2. Tik het artikel Giftcard aan

3. Kies Nieuw

4. Voer de kaartgegevens in

5. Laat de klant het gewenste bedrag betalen
   De kaart is nu actief met het opgegeven saldo.

---

Bestaande kaart opwaarderen

1. Tik het artikel Giftcard aan

2. Kies Bestaande

3. Selecteer de juiste kaart op naam of nummer

4. Voer het op te waarderen bedrag in

5. Laat de klant betalen

Het nieuwe saldo wordt direct bijgewerkt.

---

Betalen met cadeaukaart

1. Open de tafel in de kassa.

2. Kies Betalen.

3. Kies de betaalwijze Cadeaukaart.

4. Selecteer de juiste cadeaukaartsoort en voer het juiste bedrag in.

5. De betaling wordt direct verwerkt.

Voor interne cadeaukaarten kun je eventueel nog zoeken op naam of nummer om de juiste kaart te selecteren.

---

Extra toelichting en tips

• Saldo raadplegen: Je kunt het saldo altijd inzien via Manager > Bedrijf > Cadeaukaarten > Overzicht.

• Kaart opnieuw gebruiken: Als een kaart volledig is afgeboekt, kan deze opnieuw worden uitgegeven door het saldo weer op te waarderen.

• Verlies of foutief nummer: Een interne kaart kan handmatig worden gedeactiveerd of aangepast.

• Combineren van betaalwijzen: Cadeaukaarten kunnen worden gecombineerd met pin, contant of andere betaalmethoden.

• Rapportage: Controleer regelmatig de grootboekrekening ‘Cadeaukaart (intern)’ om openstaande saldi te monitoren.